SMARTPEKANBARU – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau mencatat setidaknya kini ada 18.844 ribu arsip yang tersimpan di depot arsip.
Belasan ribu arsip tersebut merupakan akumulasi dari tahun 1952 sampai tahun 2025 ini.
Arsip-arsip yang masih disimpan dengan baik itu merupakan kumpulan arsip dari berbagai organisasi, parpol, dan juga arsip yang bernilai sejarah.
Demikian diungkapkan oleh Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Bidang (Kabid) Akuisisi dan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau, H Khairiansyah kepada Tribunpekanbaru.com, Kamis (16/10/2025).
Menurutnya, arsip-arsip tersebut merupakan arsip statis yang punya nilai guna seperti sejarah Riau.
“Itu merupakan arsip statis yang kini disimpan di depot arsip. Arsip tersebut dirawat dengan perencanaan penyemprotan dengan cairan kimia,” ungkap Khairiansyah.
Selain itu, pihaknya juga memastikan eksistensi arsip dengan dialihkan medianya.
“Kita lakukan pemindahan media lewat digitalisasi. Dengan demikian arsip masih bisa diakses dan mengantisipasi usianya,” papar Khairiansyah.
Arsip-arsip yang disimpan tersebut setelah alih media kini sudah bisa pula diakses ke jaringan badan arsip nasional.
“Jadi sudah bisa diketahui lewat pencarian di badan arsip nasional. Jadi juga bisa diakses semua orang di Indonesia,” terang Khairiansyah.
Musnahkan 15 Ribu Aset
Sekira 15 ribu arsip dari 15 Organisasi Perangkat Daerah ( OPD ) yang akan dimusnahkan.
Belasan ribu arsip yang akan dimusnahkan pada bulan November 2025 tersebut terdiri dari Surat Pertanggungjawaban ( SPJ ) serta surat menyurat dari masing-masing OPD.
Menurutnya, arsip yang dimudahkan tersebut merupakan arsip yang tidak memiliki nilai sejarah.
“Dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 sudah mengatur terkait dengan pemusnahan arsip yang tidak punya nilai sejarah. Jadi itu wajib untuk dimusnahkan,” terang Khairiansyah kepada Tribunpekanbaru.com, Kamis (16/10/2025).
Ditambahkannya, arsip yang dimudahkan tersebut merupakan yang telah mencapai retensi 10 tahun.
Pemusnahan dilakukan setelah melalui prosedur yang ditentukan, yang meliputi penilaian, pengajuan persetujuan kepada pejabat yang berwenang (seperti pimpinan SKPD atau lembaga kearsipan), dan pelaksanaannya oleh tim khusus yang disaksikan oleh pihak terkait.
“Jadi dasar hukum untuk pemusnahan adalah Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan undang-undang terkait seperti UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,” ungkapnya.
Khairiyansah menekankan prosedur pemusnahan arsip harus dilakukan maksimal untuk menghindari persoalan hukum belakang hari.
Sumber : Tribun Pekanbaru
